社外ゲストの発言を正確に反映させる

社外ゲストが登壇するイベントのレポートでは、発言内容の正確性が特に重要です。この記事では、ChatGPTを使って社外ゲストの発言を整理し、確認を得るまでの手順を紹介します。

こんな困りごとはありませんか？

社外ゲストが関わるイベントレポートで、次のような課題に直面することがあります：

• 録音から文字起こしした内容が冗長で、要点が分からない
• ゲストに確認を依頼するが、全文を読んでもらう時間がない
• 「こう言ったつもりではない」と指摘され、修正に時間がかかる

結果として、ゲストの確認待ちでレポート公開が遅れたり、確認なしで公開してクレームになるリスクを抱えます。

なぜ正確に反映できないのか

社外ゲストの発言が正確に反映されない原因は2つあります。

原因1：音声文字起こしは話し言葉のまま

自動文字起こしツールは、発言をそのままテキスト化します。しかし話し言葉には言い直しや「えーと」などのフィラーが含まれ、そのまま掲載すると読みにくくなります。これを編集すると、今度は「意図と違う」と指摘される可能性が出ます。

原因2：確認のための負荷が高い

ゲストに全文を読んで確認してもらうのは時間がかかります。特に複数の登壇者がいる場合、各自の発言箇所を探してもらう手間が発生し、確認が遅れる原因になります。

ChatGPTで発言を整理し、確認を得る

以下の手順で、ゲストの発言を正確に記録し、効率的に確認を得ます。

ステップ1：文字起こしから発言を抽出する

まず、イベント全体の文字起こしから、特定のゲストの発言だけを抽出します。

以下は、イベント「○○カンファレンス」の文字起こしです。
登壇者「山田太郎」氏（○○株式会社CTO）の発言部分だけを抽出してください。

（文字起こし全文を貼り付け）

ChatGPTは、該当する発言を時系列順に抽出します。

ステップ2：話し言葉を書き言葉に整える

次に、抽出した発言を読みやすく整えます。

以下は山田太郎氏の発言を抽出したものです。
これを書き言葉に整えてください。

ルール：
- フィラー（えーと、あのー）を削除
- 言い直しは最終形だけを残す
- 意味を変えない範囲で、文を整える
- 専門用語や固有名詞はそのまま残す

（抽出した発言を貼り付け）

このステップで、読みやすさを保ちながら発言の意図を維持します。

ステップ3：発言を構造化する

整えた発言を、テーマごとに構造化します。

以下は山田太郎氏の発言を整えたものです。
この発言を、テーマごとに分類してください。

構成：
1. 各テーマのタイトル
2. そのテーマで語られた内容（箇条書き）
3. 結論として述べたこと

（整えた発言を貼り付け）

出力例：

テーマ1：認証基盤の移行で直面した課題
- 既存ユーザー10万人のパスワードを新方式に移行する必要があった
- ダウンタイムを最小化するため、段階的な移行を選択
- 結論：フォールバック設計が成功の鍵

テーマ2：セキュリティ監査での指摘事項
...

ステップ4：確認依頼用の要約を作成する

ゲストに全文を読んでもらう代わりに、確認ポイントを絞った要約を作成します。

以下は、山田太郎氏の発言を構造化したものです。
これをもとに、ゲスト本人に確認してもらうための要約を作成してください。

形式：
- 各テーマについて、要点を1〜2文で記載
- 「このような理解で合っていますか？」という確認文を添える
- 全体で500字以内

（構造化した発言を貼り付け）

出力例：

山田様

先日のイベントでのご発言を、以下のようにまとめました。
ご確認いただけますでしょうか。

1. 認証基盤の移行
既存10万ユーザーのパスワード移行では、ダウンタイムを避けるため段階的移行を採用。フォールバック設計が成功の鍵だったとのこと。

2. セキュリティ監査
...

上記の理解で合っていますか？修正が必要な箇所がありましたらお知らせください。

ステップ5：フィードバックを反映する

ゲストから「この部分は違う」という指摘があれば、元の文字起こしに戻って確認します。

山田太郎氏から以下のフィードバックを受けました：
「段階的移行を採用したのは正しいですが、フォールバック設計は別のプロジェクトの話です」

元の発言に戻って、正しい文脈を確認してください。

（元の文字起こしを貼り付け）

ChatGPTは該当箇所を探し、正しい文脈を提示します。

ステップ6：最終版を作成する

確認を得た内容をもとに、レポートに掲載する最終版を作成します。

以下の確認済み要約を、レポートに掲載する形式に展開してください。

構成：
- 見出し：「山田太郎氏（○○株式会社CTO）の講演」
- 各テーマを小見出しにして、2〜3段落で記述
- 読者が再現できる具体性を持たせる

（確認済み要約を貼り付け）

それでも残る限界

ChatGPTを使っても、次の問題は人間の判断が必要です。

限界1：ニュアンスの確認

「強調したつもりだった」「軽く触れただけ」といったニュアンスは、文字起こしからは判断できません。ゲストとの直接の会話で補完する必要があります。

限界2：掲載可否の判断

発言内容が企業の機密情報に触れる場合、どこまで掲載してよいかはゲスト本人に確認する必要があります。これはChatGPTでは判断できません。

限界3：写真や肩書きの確認

ゲストの肩書きや所属が変わっている場合、掲載時の情報が正しいかを確認する必要があります。これも人間が行う作業です。

sonataで社外ゲストの確認プロセスを効率化する

sonataは、社外ゲストの発言整理から確認依頼までを一貫して支援します。

• 登壇者別の発言抽出：複数の登壇者がいても、自動で発言を分離
• 確認依頼文の自動生成：ゲストに送る要約を自動作成
• フィードバック反映：指摘箇所を元の文字起こしから自動検索

ゲストの確認待ち時間を短縮し、正確なレポートを素早く公開できます。

詳しくはsonata公式サイトをご覧ください。